Politica de confidențialitate

1. Operatorul

Datele cu caracter personal sunt prelucrate de CONION GAMMA SRL, CUI 46406733, Reg. Com. J31/516/2022, cu sediul în Str. Tudor Vladimirescu, Nr. 27, Șimleu Silvaniei, Jud. Sălaj, email [email protected]. Contact pentru protecția datelor: [email protected] [DE COMPLETAT: dacă se desemnează un DPO sau o adresă dedicată de confidențialitate].

2. Ce date prelucrăm

(a) Date de identificare și contact ale reprezentanților firmei — nume, email, telefon, funcție; (b) documente financiar-contabile transmise de client — facturi, bonuri, extrase bancare, documente de personal, care pot conține date personale ale terților (angajați, parteneri); (c) date tehnice de utilizare a site-ului și aplicației; (d) conținutul convorbirilor telefonice — numărul de telefon, data, ora și durata apelului, înregistrarea audio, transcrierea și rezumatul solicitării (detalii în secțiunea 2b).

2a. Asistent automat (AI)

Linia telefonică afișată pe site este deservită de un agent vocal automat, bazat pe inteligență artificială — lucru comunicat explicit pe pagina de contact și la începutul apelului. Răspunsurile lui pot conține erori și nu înlocuiesc verificarea unui specialist; poți cere oricând preluarea de către un om (solicitările se escaladează către echipă, iar consultațiile se programează cu un specialist uman). Agentul nu efectuează operațiuni fiscale, depuneri sau plăți în numele tău.

2b. Înregistrarea convorbirilor telefonice

Pentru a ne asigura că oferim clienților noștri un serviciu bun, convorbirile telefonice cu Contomat pot fi înregistrate și transcrise. Ești informat despre acest lucru la începutul fiecărui apel, înainte ca discuția să înceapă.

Scopuri. Preluarea corectă a solicitării tale și deschiderea unui tichet de asistență, cu un număr unic; trimiterea către tine, pe email, a confirmării și a rezumatului discuției; rezolvarea solicitării de către echipă; verificarea și îmbunătățirea calității serviciului; păstrarea dovezii solicitărilor, pentru clarificarea eventualelor neînțelegeri sau reclamații.

Temei juridic. Când suni în nume propriu, ca parte a contractului sau pentru o ofertă cerută pentru tine: art. 6 alin. (1) lit. (b) din Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR) pentru preluarea și soluționarea solicitării. Când suni ca reprezentant al unei firme (administrator, angajat, colaborator): art. 6 alin. (1) lit. (f) — interesul nostru legitim de a prelua și soluționa solicitările firmelor cu care avem sau pregătim un contract. Pentru înregistrare și transcriere, în toate cazurile: art. 6 alin. (1) lit. (f) — interesul nostru legitim de a asigura și verifica calitatea serviciului și de a păstra dovada solicitărilor. Înregistrarea nu este o obligație legală sau contractuală pentru tine.

Dreptul de opoziție. Te poți opune înregistrării, transcrierii și folosirii lor oricând: spune-ne la începutul apelului sau scrie-ne la [email protected]. Dacă te opui la începutul apelului, îți propunem să ne transmiți solicitarea pe email, fără înregistrare. Dacă te opui după apel, analizăm cererea și ștergem înregistrarea și transcrierea, cu excepția cazului în care le păstrăm pentru o reclamație sau un litigiu în curs.

Cine are acces. Doar persoanele din echipa Contomat care au nevoie de ele: colegii care se ocupă de solicitarea ta, cei care verifică calitatea serviciului și, numai când e necesar pentru o reclamație sau un litigiu, conducerea și consilierul juridic. Furnizorii care ne ajută (telefonia și agentul vocal) prelucrează datele doar la instrucțiunile noastre; lista lor, cu locul prelucrării, este pe pagina Subprocesatori.

Cât păstrăm. Înregistrarea audio și transcrierea — cel mult 12 luni de la apel, apoi se șterg; rezumatul și istoricul tichetului — pe durata contractului și cel mult 3 ani după încheierea lui. Dacă o convorbire privește o reclamație sau un litigiu, o păstrăm până la soluționarea definitivă a acestuia. [DE COMPLETAT: confirmarea termenelor de către jurist — TODO_LEGAL_REVIEW]

Transfer în afara SEE. Agentul vocal (ElevenLabs) prelucrează datele în SUA. [DE COMPLETAT: entitatea contractantă și garanția aplicabilă — decizie de adecvare (EU-US Data Privacy Framework) sau clauze contractuale standard; modul în care se poate obține o copie a garanțiilor — TODO_LEGAL_REVIEW]

3. Scopurile și temeiurile

Prestarea serviciilor de contabilitate (executarea contractului), îndeplinirea obligațiilor legale fiscale și contabile, comunicarea cu clientul, preluarea și soluționarea solicitărilor telefonice (secțiunea 2b), facturarea, și — doar cu consimțământ — comunicări comerciale și cookies de măsurare.

4. Durata stocării

Documentele financiar-contabile se păstrează conform termenelor legale de arhivare [DE COMPLETAT: termenele exacte pe categorii — Legea contabilității / Codul fiscal]. Datele de cont și de contact se păstrează pe durata contractului plus [DE COMPLETAT] ani.

5. Destinatari și împuterniciți

[DE COMPLETAT: lista furnizorilor de infrastructură și a împuterniciților — găzduire, email, aplicație, procesare — și localizarea datelor / transferurile în afara SEE, dacă există.] Autoritățile publice primesc date doar în baza obligațiilor legale (ANAF, ITM etc.).

6. Drepturile tale

Acces, rectificare, ștergere, restricționare, portabilitate, opoziție și retragerea consimțământului — prin cerere la [email protected]. Răspundem în termenul legal de o lună. Ai dreptul să depui plângere la ANSPDCP (www.dataprotection.ro). Procedura completă de reclamații este descrisă la pagina Reclamații.

7. Securitate

[DE COMPLETAT: descrierea măsurilor tehnice și organizatorice — criptare în tranzit și în repaus, controlul accesului, jurnalizare, politica de back-up.]